Come organizzare eventi a Roma e dintorni: la guida

Come organizzare eventi a Roma : la guida

L’organizzazione di un evento, e in particolar modo in una città come Roma, può essere una situazione molto stressante.
Chiunque si sia cimentato nel preparare una cerimonia privata (come un matrimonio) o un evento ufficiale (come un convegno o una conferenza) può dirti che le proprie capacità e il proprio sangue freddo saranno messe a dura prova!

Però, con il giusto aiuto e una ferrea programmazione, il tuo evento speciale nella nostra splendida capitale potrà essere una esperienza piacevole…che vorrai rifare!

Organizzare eventi a Roma: da dove iniziare?

Prendi carta e penna e comincia con le due cose più importanti (dopo la data dell’evento, naturalmente!) per qualunque event manager: l’obiettivo e il budget a tua disposizione.

Organizzare un matrimonio in stile shabby chic, in una delle meravigliose ville a disposizione per gli eventi su Roma e dintorni, ha infatti un obiettivo diverso di quello del simposio di più giorni con relatori internazionali!

A questo punto dovrai considerare anche quanto tempo vorrai e potrai destinare per seguire tutti la preparazione, programmazione, allestimento e via dicendo dell’evento.

Credimi!
Pianificare una cerimonia, una festa, un convegno, soprattutto in una città come Roma, porta via moltissimo tempo ed energia.
Quindi, quando considererai il tuo impegno in termini di ore, arrotondalo per eccesso. E se puoi, chiedi il più possibile aiuto.

Il budget: uno strumento indispensabile per ogni event manager (e non solo a Roma)

Può essere la festa del diciottesimo anno di tuo figlio oppure il matrimonio della tua migliore amica oppure l’evento di presentazione del nuovo brand della tua azienda: non importa!
Ogni situazione, piccola o grande, privata a pubblica, ha bisogno di un budget.
Ecco qui un esempio delle principali voci da tener presente quando si organizza una cerimonia di carattere privato, come un battesimo o un matrimonio o una festa.

  • catering per il rinfresco pre-cerimonia e per il pranzo e/o cena
  • inviti
  • animazione serale e animazione per i bambini (le mamme ti ringrazieranno!)
  • riprese fotografiche e video
  • allestimento in chiesa (o in comune)
  • allestimento della villa o del casale l’affitto della casa o della villa possibilmente già predisposta ad accogliere eventi
  • gadget da consegnare agli invitati. Ad esempio, un ventaglio per il caldo, oppure le bolle di sapone con il monogramma della coppia o del festeggiato! Non mettere freni alla tua creatività quando organizzi questi eventi così importanti nella vita di una persona.
  • pernottamento e trasferimenti (con o senza autista) degli invitati che parteciperanno e ospiterai per la notte

… e non abbiamo ancora iniziato a parlare di vestiti e bomboniere!

Quando invece devi pianificare un evento con caratteristiche più ufficiali, come ad esempio un convegno oppure il lancio di un nuovo prodotto della tua azienda, i costi sono più incentrati su tutto l’allestimento della location, le spese di catering e sui costi di hostess per l’accoglimento degli invitati.
In questo caso, però, mi raccomando di non trascurare tutta la parte di pubblicità all’evento, sia on line sia off line.

Per avere una prima idea dei costi che dovrai affrontare nell’organizzare il tuo evento, Internet è una fonte di informazioni molto importante.

I preventivi

A questo punto, contatta tutti i fornitori di cui hai bisogno per il tuo evento; possibilmente, richiedi un preventivo ad almeno 2 -3 fornitori per ciascuna voce.
E’ un consiglio importante non solo per capire quale siano i prezzi di mercato che devi sostenere per organizzare i tuoi eventi a Roma, ma soprattutto per capire se hai considerato tutti i costi!

Parlare con professionisti del settore eventi che si occupano di accoglienza, di allestimenti, di fiori, di tipografia, di pubblicità è sempre molto importante per capire meglio se hai considerato tutti gli aspetti del tuo evento, soprattutto se sei alle prime armi.

Prima del tuo evento: le cose importanti da fare

Quando avrai definito data, budget e fornitori, inizia il vero e proprio lavoro di organizzazione, pianificazione e gestione dell’evento, prima, durante e dopo.

E’ importante fare un programma (in gergo si chiama Diagramma di Gantt) per avere sott’occhio tutta la programmazione dell’evento… prima dell’evento.

Quando avrai concluso perfettamente questa fase, avrai fatto metà di tutto il lavoro.

Controllo: la parola magica quando devi organizzare un evento a Roma (h2)

La parola magica per programmare un evento di successo è: controllo – controllo – controllo.
Mettiti degli appunti in agenda e controlla di persona:

  • l’allestimento
  • gli hotel
  • il catering
  • il servizio di hostess
  • la prenotazione della villa

e tutte le altre voci che hai in budget.

Assicurati che tutti i fornitori abbiano accettato gli ordini relativi al tuo evento. Sembra una banalità, ma non saresti la prima persona che ha organizzato una festa per la comunione della propria figlia e… si è ritrovata con 100 invitati davanti ai cancelli chiusi della villa che aveva “pensato” di prenotare!

Pianifica delle date in cui farai il punto della situazione assieme ai tuoi fornitori.

Metti in agenda un sopralluogo da fare il giorno prima nella villa che ospiterà il tuo evento, proprio per evitare brutte sorprese.


Durante l’evento

Sarebbe bello dirti di goderti in santa pace l’evento che hai così minuziosamente preparato.
In realtà, non sarà così.
Sarai il riferimento di qualunque problematica che succederà durante lo svolgimento del tuo prezioso evento.
L’autista non è passato a prendere il relatore più importante del convegno? Dovrai risolvere in quattro e quattr’otto.
L’aereo è in ritardo? Dovrai inventarti qualcosa!
Il catering si è scordato che tra gli invitati c’è una persona che mangia solo vegano? Ecco che correrai nel negozio specializzato più vicino per risolvere il problema!

In conclusione

Organizzare eventi a Roma non è una passeggiata, ma può darti grandi soddisfazioni.
Basta molta molta molta organizzazione, calma , tanto sangue freddo e anche una grande dose di improvvisazione!

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